Sachbearbeiter:in Access & Services (m/w/d)

Strukturierte Persönlichkeit für unser Backoffice und Zutrittsmanagement gesucht

Sie arbeiten gerne exakt, nachvollziehbar und mit klaren Abläufen?

Sie schätzen geregelte Prozesse, übernehmen Verantwortung und behalten auch bei vielen Pendenzen den Überblick?

Dann könnte diese Funktion ideal zu Ihnen passen.

In dieser verantwortungsvollen Back-Office-Position innerhalb der Sicherheitsabteilung stellen Sie sicher, dass sämtliche Zutrittsprozesse korrekt, termingerecht und richtlinienkonform abgewickelt werden. Sie arbeiten im Hintergrund – strukturiert, verbindlich und mit hoher Sorgfalt.

Die Möglichkeit

In dieser Drehscheibenfunktion (100%) sind Sie Teil des Teams Zutrittsmanagement und übernehmen zusätzlich administrative Aufgaben im Back-Office.

Sie sorgen dafür, dass Zutrittsanliegen zuverlässig bearbeitet werden, Daten sauber gepflegt sind und Prozesse eingehalten werden. Mit Ihrer exakten Arbeitsweise stellen Sie sicher, dass Sicherheitsrichtlinien konsequent umgesetzt und dokumentiert werden.

Sie übernehmen klar definierte Verantwortungsbereiche und führen diese selbstständig und gewissenhaft

Ihre Aufgaben
Zutrittsmanagement & Systempflege

• Selbstständige Bearbeitung und Prüfung von Zutrittsanfragen
• Pflege und Verwaltung des Badgehandlings am Standort
• Koordination bei technischen Störungen im Zutrittssystem
• Lückenlose und strukturierte Datenpflege

Badge-Bewirtschaftung & Compliance

• Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der Ausweise (Erstellung, Mutation, Sperrung)
• Pflege und regelmässige Überprüfung von Zutrittsrechten
• Durchführung interner Kontrollen und Audits
• Sicherstellung der Einhaltung aller Sicherheitsrichtlinien

Prozesse & Schulung

• Bearbeitung von Support-Tickets nach klaren Prioritäten
• Unterstützung bei administrativen Abläufen
• Durchführung sicherheitsrelevanter Schulungen
• Revisionssichere Archivierung und Dokumentation

Projekte & Zusammenarbeit

• Mitarbeit in sicherheitsbezogenen Projekten
• Koordination mit internen Fachstellen und externen Dienstleistern
• Unterstützung beim strukturierten Onboarding neuer Mitarbeitender
• Mitwirkung bei der Einführung von Lernenden

Back-Office & Administration

• Sicherstellung der telefonischen und administrativen Erreichbarkeit
• Strukturierte Bewirtschaftung des Ticket-Systems
• Administrative Unterstützung der Sicherheitsabteilung
• Saubere Führung von Pendenzen, Fristen und Ablagen

Wer Sie sind
Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in einer administrativen Funktion, idealerweise mit systemgestützten Prozessen

Arbeitsweise & Fachkompetenz

• Sehr strukturierte, sorgfältige und genaue Arbeitsweise
• Hohes Pflichtbewusstsein und ausgeprägte Verlässlichkeit
• Freude an klaren Zuständigkeiten, Ordnung und Prozesssicherheit
• Sicherer Umgang mit IT-Anwendungen
• Diskreter und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten

Persönlichkeit

• Vertrauenswürdig und verbindlich im Auftreten
• Dienstleistungsorientiert, gleichzeitig konsequent in der Umsetzung von Vorgaben
• Ruhig, organisiert und lösungsorientiert – auch bei höherem Arbeitsvolumen
• Hoher Qualitätsanspruch an die eigene Arbeit

Mindset

• Sie übernehmen Verantwortung für Ihren Bereich
• Sie denken mit, arbeiten vorausschauend und priorisieren strukturiert
• Sie behalten Fristen und Details zuverlässig im Blick
• Sie schätzen Stabilität, klare Regeln und geregelte Abläufe

Sprachen

• Verhandlungssicheres Deutsch
• Sehr gute Englischkenntnisse (mindestens Niveau C1)