Direktionsassistent*in des Stadtrats GUD

Dauerstelle

Departementssekretariat GUD

Das Gesundheits- und Umweltdepartement (GUD) beschäftigt rund 8000 Mitarbeitende und sorgt dafür, dass die Einwohner*innen in Zürich gesund leben und alt werden können. Wir betreiben das Stadtspital Zürich sowie die Gesundheitszentren für das Alter an rund 34 Standorten. Die städtischen Gesundheitsdienste sorgen mit verschiedenen Angeboten für die Schwächsten unserer Gesellschaft. Der Umwelt- und Gesundheitsschutz setzt sich für die Grundlagen der Gesundheit und eine hohe Lebensqualität der Bevölkerung ein. Zum GUD gehört zudem die Stiftung Alterswohnungen der Stadt Zürich mit 36 Siedlungen und ca. 2000 Wohnungen.

• Sie sind verantwortlich für das Office Management des Stadtrats GUD (Assistenz und allgemeine Sekretariatsarbeiten) und sorgen damit für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Sie stellen sicher, dass das Sitzungs- und Terminmanagement für den Stadtrat GUD jederzeit à jour ist und bewirtschaften die Pendenzen.
• Sie erledigen Vorbereitungsarbeiten für Sitzungen und Gespräche, in dem Sie erforderlichen Informationen einholen, Dokumente aufbereiten und Unterlagen bereitstellen.
• Sie führen die Protokolle der Geschäftsleitungssitzungen und sind bei der Mitorganisation von Geschäftsleitungssitzungen und Klausuren behilflich, bearbeiten die eingehende Korrespondenz und bewirtschaften die Dokumentenablage sowie die Adressdatenbank.
• Sie organisieren verschiedene Anlässe mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen.

• Hohe Dienstleistungsorientierung, Belastbarkeit sowie Leistungsorientierung, fundierte MS Office Kenntnisse und gute Deutschkenntnisse
• Kaufmännische Grundbildung und Weiterbildung als Direktionsassistent*in/Office Manager*in oder vergleichbare Aus- und Weiterbildung
• Mehrjährige Erfahrung in ähnlicher Aufgabenstellung in der öffentlichen Verwaltung oder der Privatwirtschaft, idealerweise bereits Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung vorhanden
• Verschwiegenheit, Diskretion und Humor
• Bereitschaft, in der Regel während der Schulferien die Ferien zu beziehen

Wir bieten Ihnen ein breites Aufgabenspektrum und ein spannendes Arbeitsumfeld an der Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung sowie attraktive Anstellungsbedingungen und sehr gute Sozialleistungen. Ihr neuer Arbeitsplatz liegt im Kreis 4 in der Nähe des Bahnhofs Wiedikon.

Im Departementssekretariat arbeiten 39 Personen. Das Departementssekretariat ist die Drehscheibe zwischen Öffentlichkeit, Politik und Verwaltung. Im Sekretariat von Stadtrat Andreas Hauri suchen wir die Nachfolge seines persönlichen Assistenten. Sind Sie belastbar und ein Organisationstalent? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

David Hugenmatter, Assistent Stadtrat GUD, +41 44 412 43 12 erteilt Ihnen gerne inhaltliche Auskünfte zur ausgeschriebenen Stelle. Bei Fragen zum Rekrutierungsprozess wenden Sie sich bitte an Gabriele Schmid-Riedo, Leiterin HR & Services, +41 44 412 20 21.

Referenz-Nr.: 50599