Verantwortlicher Empfang / Sekretariat

Die Stiftung Bächtelen engagiert sich für eine nachhaltige Integration von Jugendlichen und jungen Erwachsenen mit erschwertem Zugang zum Arbeitsmarkt. Informationen zur Stiftung findest du unter www.baechtelen.ch.

Per 1. September 2026 oder nach Vereinbarung suchen wir eine kompetente Fachperson als

Verantwortliche*r Sekretariat / Empfang (m/w/d) 100%

Der Empfang ist die erste Anlaufstelle für zuweisende Stellen, Kund*innen und Mitarbeitende. Er übernimmt eine zentrale Drehscheibenfunktion, koordiniert eingehende Anliegen und sorgt für deren effiziente Weiterleitung. Das Sekretariat unterstützt die Betriebe und den Wohnbereich administrativ und übernimmt Aufgaben der Führungsunterstützung.

Deine Aufgaben

• Du bist die erste Anlaufstelle für Besucher*innen, Klient*innen und Mitarbeitende und sorgst für einen professionellen und reibungslosen Empfangsservice und stellst die fachliche Führung des Empfangs sicher.
• Du nimmst telefonische Anfragen entgegen, erteilst Auskünfte und leitest diese an die zuständige Stelle weiter. Zudem bearbeitest du die Ein- und Ausgangspost, verwaltest die allgemeine E-Mail-Adresse und bewirtschaftest die Sitzungszimmer.
• Du unterstützt die verschiedenen Bereiche in organisatorischen und administrativen Belangen und übernimmst allgemeine administrative Arbeiten.
• Du führst die Kasse selbstständig und bist für die tägliche Kassenabrechnung zuständig.
• Du erstellst die Dienstpläne und leitest die tägliche Koordinationssitzung des Sekretariatsteams, um das Tagesgeschäft sicherzustellen.
• Du leitest Mitarbeitende in einer beruflichen Massnahme an und begleitest sie in ihrem Arbeitsalltag.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, idealerweise am Empfang
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Organisatorisches Geschick sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Leistungsbereitschaft, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Hohe Sozialkompetenz und Freude am Umgang mit Menschen
• Zahlenflair sowie sicherer Umgang mit der Kassenführung
• Teamfähige, flexible und lösungsorientierte Persönlichkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Was dich bei uns erwartet

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld
• Raum für Mitgestaltung sowie fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Ein engagiertes und kollegiales Team, das sich auf deine Verstärkung freut
• Eine offene Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
• Preiswerte Verpflegungsmöglichkeiten in unserer betriebseigenen Mensa
• Kostenlose Parkplätze direkt vor Ort

Interessiert? Dann freuen wir uns sehr, dich kennenzulernen.

Bei Fragen gibt dir Blanca Ramos, Leiterin Sekretariat / Empfang unter Tel. 031 963 66 66 gerne Auskunft.

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