Incoming Exchange Coordinator (80%), befristet für Februaur - Juli 2026

Die internationale Austausch-Organisation IAESTE ist in rund 60 Ländern weltweit tätig, mit dem Ziel, Studierenden (v.a. aus technischen und naturwissenschaftlichen Fachgebieten) ein Praktikum zu ermöglichen. Als Teil unseres kleinen Teams mit Büro im Herzen von Zürich werden Sie den "Incoming"-Bereich im Jobsharing mit einem Teamkollegen führen.

Verstärken Sie unser Team bei der Koordination und Weiterentwicklung unseres internationalen Studentenaustauschs als

Ihre Aufgaben:

• Mitverantwortung für die selbständige Bearbeitung des Incoming Exchange Bereiches sowie des Visumsservices
• Betreuung Schweizer Arbeitgeber, die einen ausländischen Praktikanten anstellen möchten
• Administrative Abwicklung des Austauschs von Schweizer Praktikumsstellen: Dies beinhaltet die globalen Ausschreibungen, Prüfungen der Unterlagen von eingehenden Bewerbungen aus dem Ausland sowie Anträge für Visa und Arbeitsbewilligungen
• Proaktive Kommunikation mit den Kunden sowie den kantonalen Behörden
• Kontakt zu den IAESTE-Vertretungen und Studierenden aus der ganzen Welt, wobei Sie meist in Englisch mit Menschen aus verschiedensten Sprach- und Kulturregionen verhandeln

Ihr Profil:

• Wir erwarten entweder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (zusätzlich BMS) mit mindestens zwei Jahren Arbeitserfahrung, oder einen Hochschulabschluss
• (Schweizer-)Deutsche Muttersprache sowie ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; gute Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Freude an administrativen Arbeiten mit repetitiven und dennoch komplexen Arbeitsabläufen
• Effizienz und Präzision sind Ihnen wichtig
• Organisationstalent und vernetztes Denken
• Fähigkeit, auf verschiedene Zielgruppen einzugehen und diese zu begeistern
• Proaktiv, kontaktfreudig und kommunikationsstark
• Teamplayer mit Flexibilität, persönlichen Engagement und hoher Eigeninitiative