Executive Assistant im ICT-/Industrieumfeld

Du kannst 100 Sachen gleichzeitig erledigen? Richtige Freude kommt bei dir erst auf, wenn du Excel-Tabellen oder Power-Point-Präsentationen erstellen kannst? Dann wartet ein Job in der Administration von RUAG auf dich. Bei uns kannst du anspruchsvolle Aufgaben erledigen, von flexiblen Arbeitsbedingungen profitieren und einen Beitrag zur Sicherheit der Schweiz leisten.

50-60%

Emmen

Das kannst du bewegen

Als Senior Assistant unterstützt du die ICT-Führung proaktiv, vorausschauend und diskret. Du bist eine zentrale Drehscheibe für Organisation, Koordination, Kommunikation und administrative Exzellenz.

• Proaktive Unterstützung der ICT-Führungspersonen in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• End-to-End Termin- und Pendenzenmanagement (Sitzungen, Reisen, Entscheidungen, Nachverfolgung von Action Items)
• Vorbereitung, Protokollierung (oder Sicherstellung) und Nachbearbeitung von Bereichssitzungen inkl. Massnahmen-Tracking
• Professionelles Schnittstellenmanagement innerhalb der ICT sowie zu internen Stakeholdern (Finance, HR, Procurement etc.)
• Organisation interner Anlässe, Workshops, Team-Events und bereichsrelevanter Meetings inkl. Teilnehmermanagement
• Spesenprozesse, Kontierung und Rechnungsverarbeitung, Erfassung externer Ressourcen
• Unterstützung von Fachbereichs- und Teamleitern bei Budgetierung, Offerten, Servicecontrolling (z.B. Aufbereitung von Unterlagen, Terminkoordination, Nachverfolgung)
• Mitarbeit in bzw. Koordination von Sonderaufträgen und kleineren Projekten (z.B. Einführung/Verbesserung administrativer Standards, Events)
• Kontinuierliche Optimierung administrativer Abläufe und Vorlagen (Effizienz, Qualität, Transparenz)

Das bringst du mit

• Abgeschlossene Grundausbildung (EFZ) oder höhere Qualifikation (z.B. HF, FA, Weiterbildung Assistenz/Office Management)
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Senior Assistant / Executive Assistant), ideal in einem technologie- oder industriegeprägten Umfeld
• Sehr gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sowie prozessorientierte Denkweise
• Sicherer Umgang mit MS Office / M365 (Outlook, Teams, OneNote, SharePoint) und Affinität für digitale Tools
• Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise; du behältst auch bei Parallelität den Überblick
• Ausgeprägte Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professionelles Auftreten
• Proaktive, lösungsorientierte Haltung (du siehst, was gebraucht wird, und setzt es um)
• Teamorientierte Persönlichkeit mit klarer, freundlicher und verbindlicher Kommunikationsweise
• Hohe Lernbereitschaft und Eigeninitiative

Erfüllst du nicht alle Voraussetzungen hundertprozentig? Bewirb dich trotzdem. Wir sind stets auf der Suche nach talentierten und motivierten Personen, die unser Team bereichern möchten. Wir legen grossen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit und unser Ziel ist es, ein vielfältiges Team aufzubauen, in dem alle ihre persönlichen Stärken voll entfalten können. Wir ermutigen insbesondere alle Personen, unabhängig von ihrem Geschlecht, die möglicherweise Bedenken haben, eine Stelle in einem armeenahen Umfeld anzunehmen, sich zu bewerben.

Über den Bereich

Wir betreiben für RUAG die Informatiklösungen, damit der Leistungsauftrag zielgerichtet, sicher und effizient wahrgenommen werden kann. Wir verstehen uns als interner Dienstleister: Unsere Services sind transparent, aktuell, einfach und orientieren sich an Best-Practice-Standards. Unsere Tätigkeiten reichen von strategischer Planung und Service Management bis hin zu betrieblichen Services und kundenorientierten Lösungen.

Deine Vorteile

Lohn und Nebenleistungen

Wir legen grossen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden ein gesundes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben finden. Darum bieten wir unter anderem flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen an.

Wir bieten dir ein leistungsorientiertes- und marktgerechtes Salär, 13 Monatslöhne sowie grosszügige Prämien- und Zulagen. Zusammen mit weiteren Nebenleistungen ergibt sich daraus ein attraktives Gesamtpaket.

Flexibles Arbeiten

Vergünstigungen

Bei RUAG profitierst du von Vergünstigungen in den Bereichen Mobilität und Verpflegung. Zudem profitierst du auf unserem Benefit-Portal von attraktiven Angeboten und hast Flottenrabatte bei verschiedenen renommierten Automarken.

Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Das Potenzial unserer Mitarbeitenden zu fördern und zu entfalten ist uns wichtig. Durch Schulungen, Kurse und Weiterbildungen unterstützen wir sie dabei, ihre Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen um ihre beruflichen Ziele zu erreichen.

Freizeitangebote

Unsere Mitarbeitenden liegen uns am Herzen. Deshalb schenken wir ihnen zum Geburtstag einen freien Tag, bieten ein vielfältiges Sportangebot und die Möglichkeit, ergänzend zum jährlichen Ferienguthaben zusätzliche freie Tage gegen Lohnabzug zu beziehen.

Deine Ansprechperson

Celine Stoll

Talent Acquisition Specialist

+41 58 463 65 52