Assistent/in der Geschäftsleitung & Baumanagement (80–100%)

Stabilis AG, ein kleines, aber feines Generalplaner-, Architektur- und Bauleitungsunternehmen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und vielseitige Persönlichkeit, die sowohl die Geschäftsleitung unterstützt als auch im operativen Baumanagement mitwirkt.

Assistenz Geschäftsleitung & Office Management

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Personaladministration inkl. Lohnvorbereitung, Verträge, Ein- und Austritte
• Finanzbuchhaltung (Belegführung, Zahlungen, Mahnwesen, Vorbereitung für Treuhand)
• Strukturierung und Pflege der digitalen Umgebung (Microsoft 365, SharePoint)
• Terminverwaltung, Protokollführung und interne Koordination - Büroorganisation, Ordnung und Materialbewirtschaftung

Unterstützung im Baumanagement

• Mitarbeit in der Baubuchhaltung und Kostenkontrolle
• Einholung und Vergleich von Offerten
• Koordination mit Planern, Unternehmern und externen Partnern
• Referenzeinholungen bei Vergaben
• Mitwirkung bei Submissionen und Werkverträgen
• Unterstützung der Bauleitung in organisatorischen Aufgaben und Nachverfolgung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann EFZ)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Funktion, idealerweise im Architektur-/Planungsumfeld
• Kenntnisse in Personal- und Finanzadministration sowie Grundverständnis der Baubuchhaltung
• Erfahrung mit Microsoft 365 / SharePoint von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gepflegtes Auftreten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit breitem Aufgabengebiet
• Direkten Kontakt zur Geschäftsleitung und Einbindung in spannende Architektur- und Bauprojekte
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Team
• Zentrale Lage in Zürich und moderne digitale Arbeitsmittel
• Langfristige Perspektive in einem zukunftsorientierten Unternehmen

Haben Sie Lust auf eine vielseitige Aufgabe zwischen Geschäftsleitung und Bauprojekten?

Wenn Sie glauben, dass Sie die richtige Person für diese Position sind, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf und Ihr Portfolio über das Online-Bewerbungsformular oder E-Mail.