Fachverantwortliche/r Records Management & GEVER

Justiz- und Sicherheitsdepartement, Generalsekretariat

nach Vereinbarung

Records Management: Sie verantworten die operative Umsetzung des Records Management auf Departementsebene und wirken an dessen strategischer Weiterentwicklung mit.

Schulungen & Kontrolle: Sie setzen die Records Management-Vorgaben um, entwickeln Schulungskonzepte und führen Trainings durch. Dabei fördern Sie ein nachhaltiges Bewusstsein für ein professionelles Records Managements und kontrollieren die Einhaltung der Vorgaben.

Unterlagen & Best Practices: Sie erstellen und pflegen Weisungen, Richtlinien und Arbeitsinstrumente im Records Management. Sie entwickeln Ablagekonzepte und Dossierstrukturen und fördern in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen eine einheitliche Dossierführung gemäss der Records Management-Vorgaben.

Kontinuierliche Verbesserung: Sie leisten einen aktiven Beitrag zur Weiterentwicklung von Prozessen und Richtlinien im Records Management. In der GEVER-Lösung CMI Axioma übernehmen Sie Aufgaben in der Mandantenadministration.

Unterstützung Kanzlei: Sie unterstützen die Kanzlei im administrativen Geschäftsgang und übernehmen punktuell Aufgaben im Tagesgeschäft.

Erfahrung: Sie bringen mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung im Records Management oder in der Informationsverwaltung mit. Erfahrung mit GEVER-Systemen (vorzugsweise CMI Axioma) ist erwünscht und Kenntnisse im Bereich Datenschutz sind von Vorteil.

Persönlichkeit: Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse im Records Management sowie über digitale Affinität. Dank Ihrer analytischen Fähigkeiten und Ihres Prozessverständnisses erkennen Sie Optimierungspotenziale und entwickeln bestehende Abläufe weiter. Der sichere Umgang mit digitalen Geschäftsverwaltungssystemen ist für Sie selbstverständlich. Sie arbeiten selbständig, strukturiert und zuverlässig. Zudem verfügen Sie über Kommunikationsstärke und vermitteln komplexe Sachverhalte adressatengerecht.

Ausbildung: Sie verfügen über einen Bachelor (FH) in Informations- und Dokumentationswissenschaften oder in einer vergleichbaren Studienrichtung bzw. über einen Abschluss als Berufsfachmann/-frau Information und Dokumentation EFZ.

Sprache: Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Das Generalsekretariat ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt des Justiz- und Sicherheitsdepartements Basel-Stadt. Es unterstützt die Departementsvorsteherin umfassend in Führungs- und Steuerungsaufgaben und trägt wesentlich zur Umsetzung der strategischen Ziele des Departements bei. Es verantwortet die reibungslose politische Geschäftsabwicklung sowie die interne und externe Kommunikation. Darüber hinaus erbringt es zentrale Querschnittsleistungen in den Bereichen Rechtsdienst, Finanzen, Personal, IT, Beschaffungswesen sowie Gebäudemanagement und unterstützt so die operativen Bereiche des Departements. Im Generalsekretariat sind überdies die Fachstellen «Swisslos-Fonds» und «Gewaltschutz und Opferhilfe» angesiedelt.

Wir unterstützen Sie mit mehr Zeit für Ihre Familie und einer Unterhaltszulage zusätzlich zur Familienzulage.

Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.

Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.

Fragen zur Funktion

Beatrix Schweizer

Leiterin Kanzlei

Tel. +41 61 267 70 09

Fragen zu Ihrer Bewerbung

Ute Kanzok

HR Business Partner

Tel. +41 61 267 74 54

Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie Ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!